Einrichtung: Welche Vorgaben gelten im Home-Office?
Aufgrund der aktuellen Pandemielage und den daraus resultierende kurzfristigen Home-Office-Lösungen, können kaum alle Anforderungen an die Home-Office-Ausstattung erfüllt werden. Sollte das Home-Office jedoch auch nach der Pandemie weiter aufrecht erhalten werden, lohnt es sich für alle Beteiligten, entsprechend nachbessern. Denn Arbeitsstättenverordnung und Co gelten prinzipiell auch am betrieblich genutzten Heimarbeitsplatz.
Ein paar Basics für die Homeoffice-Einrichtung:
- Es ist kein separates Arbeitszimmer erforderlich (aber sinnvoll).
- Bei dauerhafter Arbeit ist ein fest eigerichteter Bildschirmarbeitsplatz notwendig (Laptop nicht dauerhaft geeignet).
- Der Raum, in dem sich der Arbeitsplatz befindet, muss der geltenden Landesbauordnung entsprechen.
- Die Lichtverhältnisse am Arbeitsplatz müssen für die Bildschirmarbeit geeignet sein.
Empfehlungen der DGUV
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) gibt in der Informationsschrift „Arbeiten im Homeoffice – nicht nur in der Zeit der SARS-CoV-2-Epidemie“ entsprechende Empfehlungen. Die Mindestausstattung wird dabei vom Arbeitspensum abhängig gemacht. Genügt bei sporadischer Arbeit im Home-Office eine freie Bewegungsfläche von 800 x 800 mm am Arbeitsplatz, sollten bei dauerhafter Arbeit eher 1600 x 1000 mm sein. Ein Laptop reicht prinzipiell bei mehrtägiger Arbeit und mehreren Stunden pro Tag nicht mehr aus. Hier sollten Tastatur und Bildschirm zwecks Ergonomie voneinander getrennt sein.
Wer zahlt für Home-Office Ausstattung?
Arbeitsmaterialien, die zur Erfüllung der Arbeitspflicht im Home-Office notwendig sind, müssen prinzipiell vom Arbeitgeber bezahlt werden, wenn dieser die Home-Office Arbeit anordnet. Eine Home-Office-Pflicht besteht allerdings nicht. Selbstständige im Home-Office müssen naturgemäß selber für die Kosten aufkommen. Selbstbeschaffte Arbeitsmittel können entsprechend steuerlich geltend gemacht werden.
Wenn die Nutzung von Endgeräten, Strom oder Verbrauchsmaterialien nicht eindeutig in privat und betrieblich getrennt werden kann (häufig der Fall), empfiehlt sich, eine monatliche Pauschale zu vereinbaren. Diese wird optimalerweise in der Home-Office Regelung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber definiert.
Tipp: Sowohl Soft- als auch Hardware können Sie mittlerweile zu überschaubaren monatlichen Raten mieten. Der Vorteil liegt in der Skalierbarkeit. Außerdem sind Monatsraten für Laptops, Monitore, Tablets oder Cloud-Software sofort steuerlich absetzbar. Der Aufwand für Abschreibungen entfällt für gewöhnlich.
Home-Office und Steuern
Die Kosten für Miete, Strom und Co können ggfs. (unter gewissen Voraussetzungen) anteilig abgesetzt werden. Arbeitsmaterial lässt sich bis zur Grenze von 800 Euro netto (geringwertiges Wirtschaftsgut) komplett steuerlich geltend machen. Der Abzug ist auf 1.000 bzw. 1.250 Euro pro Jahr begrenzt (Werbungskostenpauschale). Selbstständige können die Kosten für gewöhnlich in unbegrenztem Umfang als Betriebsaussagaben deklarieren. Auch sind entsprechende Vorgaben zu erfüllen.
PC / Laptop
Ohne PC oder Laptop* geht heutzutage nichts mehr. Erst recht nicht im Home-Office. Achten Sie auf ein Gerät mit ausreichend Arbeitsspeicher, einer guten Grafikkarte und einem vernünftigen Prozessor. Schließlich müssen alle Office-Anwendungen (am besten in einer sicheren Cloud) und Spezialprogramme, die Sie für Ihren Job benötigen (Grafikprogramme, Videoschnitt-Software), stabil laufen. Bei dauerhafter Arbeit empfihelt sich ein stationärer PC mit separatem Bildschirm / Monitor.
Tipp: Private Rechner sind äußerst anfällig für Hackerangriffe. Sicher und datenschutzkonform sind Endgeräte, die nur betrieblich genutzt werden. Arbeitgeber können PCs und Notebooks fürs Home-Office skalierbar leasen und direkt steuerlich geltend machen.
Software
Die Software ist mit das Wichtigste im Home-Office: Cloud-Software wie Office 365* ermöglicht, dass mehrere Mitarbeiter*innen gleichzeitig Dokumente bearbeiten. Gespeichert werden die Dateien automatisch in der Cloud. Für die Kommunikation eignet sich Microsoft Teams – gerne auch in Verbindung mit einer Cloud-Telefonanlage – über entsprechende Lösungen lässt sich auch der Bildschirm teilen. Teure Hardware? Brauchen Sie nicht. Headset einstecken, Webcam anstöpseln und los geht’s. Auch die Zeiterfassung im Home-Office funktioniert am besten mit einer App.
Tipp: Passwortmanager erhöhen die Passwortsicherheit im Home-Office. Spezielle Lösungen für Unternehmen ermöglichen eine zentrale Benutzer- und Kennwortverwaltung durch Administratoren. Außerdem könnte die Verwendung eines VPN-Dienstes sinnvoll sein.
Boxen, Headset und Webcam
Damit Sie bei der Videotelefonie mit Kunden, Team-Mitgliedern und Geschäftspartner nicht nur etwas hören, sondern ebenso gut verstanden werden, sollten Sie sich um ein qualitativ hochwertiges Headset bemühen. Alternativ dazu können Sie auch sog. Bluetooth Earbuds nutzen. Grundlegend gilt: Die individuellen Anforderungen bestimmen, welche Lösungen für Sie in Frage kommen.
Schreibtisch
Weil Sie nur schlecht vom Boden aus arbeiten können, benötigen Sie selbstverständlich einen anständigen Schreibtisch mit genügend Ablagefläche. Besonders rückenfreundlich und ergonomisch sind höhenverstellbare Schreibtische*. Diese bekommen Sie mittlerweile für überschaubares Geld in bekannten Möbelhäusern.
Drucker & Druckerpapier
In Zeiten papierloser Rechnungen und der digitalen Buchhaltung sind Drucker nicht mehr unbedingt notwendig. Wenn Sie dennoch einen “Printer” benötigen, achten Sie auf ein energieeffizientes Modell mit geringen Kosten für das Verbrauchsmaterial. Besonders platzsparend sind All-in-One Geräte. Beim Papier setzen Sie idealerweise auf Recycling-Fasern.
Kaffeemaschine oder Teekocher
Zu viel Kaffee ist ungesund. In Maßen und nicht Massen genossen, macht uns das Bohnengetränk jedoch am Morgen fit. Die Kaffeemaschine (vllt. sogar ein kleiner Vollautomat*) im Home-Office ist durchaus ein gewisser Luxus – für viele „Heimbürohelden“ jedoch unverzichtbar. Übrigens: Immer heißen Tee oder Kaffee behalten sie mit einem USB-Tassenwärmer.
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